Ad oggi, sebbene siano state fatte molte comunicazioni in merito, non tutti sono consci di quanto è utile un account di posta elettronica certificata nella comunicazione tra aziende. L’unica cosa che è risaputa è che il valore di una mail invata con la PEC + quello di una Raccomandata A/R inviata con i canali tradizionali delle Poste Italiane: non per altro, per conservare i vantaggi e ridurre i costi, le Poste Italiane sono state le uniche a realizzare delle infrastrutture compatibili con questa normativa, anche se sarebbe più corretto dire che sono state una delle poche a poterselo permettere.
Da questo punto di vista, per chiarezza e semplicità, molte aziende ancora oggi preferiscono andare in posta per inviare le raccomandate, mentre con l’obbligo di depositare il proprio indirizzo PEC presso la camera di commercio con una qualsiasi altra operazione da svolgere (è sufficiente anche il deposito del bilancio), può essere comunicata. Chi ha la contabilità interna può svolgere questo utilizzando gli strumenti messi a disposizione per effettuare le stesse comunicazioni. La casella, una volta attivata, va conservata IDENTICA e, nel caso di modifiche della stessa, deve essere modificata come ogni altro aspetto dello stato dell’azienda: se cambiate sede legale/operativa, dovete vare la variazione in camera di commercio; così dovete fare anche per la PEC.
I vantaggi evidenti per l’uso della Posta Elettronica Certificata, sono legati alla rapidità con cui tutto si svolge nelle comunicazioni formali: niente più problemi, sopratutto per il mondo del Business to Business, nella comunicazione formale, poichè la PEC sostituisce in modo estremamente efficace il FAX. E’ istantanea, ciò che viene inviato è garantito venga ricevuto, ciò che viene ricevuto è garantito sia stato mandato da una specifica casella PEC.
Questa garanzia, naturalmente, si ferma a questo livello. Non può andare oltre. Esiste sempre e comunque la possibilità che un documento inviato mediante PEC sia un falso, basta perdere la password della casella. Per risolvere questo esiste uno strumento antecedente la PEC che è la Firma Digitale, già a disposizione delle aziende da qualche anno e, anche in questo caso, sottovalutata.
Immaginate cosa accadrebbe se ognuno di noi lavorasse con questi strumenti: il recupero crediti è a distanza di una visura camerale. Invece di avere una persona che esce per andare in posta per 2 ore per inviare 20 raccomandate, mandereste 20 PEC dalla vostra casella a quella dei vostri 20 clienti che vi devono i soldi.
Facciamo due conti:
- Stampa dei documenti e preparazione delle buste 2 ore di lavoro (€ 30 costo azienda) + cancelleria
- 20 raccomandate per circa €5,00 l’una (€ 100,00)
- 2 ore di tempo all’ufficio postale (€ 25 costo azienda)
Per recuperare, potenzialmente, anche pochi spicci abbiamo avuto un costo di € 150. E questo per singolo invio. Se invece utilizziamo la PEC, abbiamo solo che da conoscere la PEC del nostro cliente, preparare una mail ed inviarla.
Il costo scende a € 25,00 del primo punto individuato nel precedente elenco. Se proprio volessimo essere pignoli, il costo da aggiungre, SOLO una volta, nel caso in cui il cliente fosse reticente a fornire la casella PEC o volessimo avere al certezza che quella che ci è stata comunicata è quella registrata in camera di commercio, è la richiesta della visura camerale aggiornata al costo di circa €5,00 per azienda.
E’ una differenza importante, non trovate? Poichè la PEC è un obbligo, ad oggi le aziende devono averla e, quindi, se rispondono di non averla sono passibili di sanzione, e si può comunque richiedere una visura per individuare la casella PEC corretta, come si farebbe in caso di invio di una raccomandata.
Altri vantaggi riguardano la necessità di entrambi gli strumenti per dialogare con piattaforme della pubblica amministrazione per l’iscrizione a gare per la fornitura di prodotti alla PA, vedi il mercato elettronico per la pubblica amministrazione.
Gli svantaggi della PEC riguardano, fondamentalmente, quelle imprese che non dialogano con soggetti che hanno questo obbligo, che fanno diventare la PEC quasi un costo inutile, sebbene lo strumento sarebbe comunque è rivolto ad un dialogo con i propri fornitori, e, in questo senso, può essere utilizzato come sopra per raccogliere le informazioni, catalogarle e renderle certificate per eventuali future questioni.
